Hos Hotel Faaborg Fjord A/S ønsker vi en åben virksomhedskultur, hvor alle har mulighed for at stå frem og indberette mistanke om uregelmæssigheder eller ulovligheder, hvad enten det drejer sig om medarbejdere, ledelse, kunder, leverandører eller produkter

Ordningen betyder, at medarbejdere kan foretage anonym indberetning i tilfælde af begrundet mistanke om alvorlige og kritisable forhold og ulovligheder. Ordningen sikrer, at sådanne indberetninger behandles seriøst og på passende vis og giver tryghed for, at enhver person, der er i god tro, indberetter en alvorlig mistanke, vil være beskytte mod repressalier og lignende. Nedenfor er overordnet beskrevet de forhold der kan indbrettes via portalen. Den fulde politik kan læses inde på selve portalen.

Hvilke forhold kan indberettes?

Whistleblowerordningen kan kun anvendes til at indberette alvorlige uregelmæssigheder eller uetiske adfærd i forbindelse med forhold, som kan påvirke Hotel Faaborg Fjord A/S som helhed eller enkeltpersoners liv og helbred.
Der skal være begrundet mistanke om overtrædelse af lovgivning eller interne politikker og retningslinjer hos Hotel Faaborg Fjord A/S.

Forhold der kan indberettes via whistleblowerordningen, kan for eksempel være begrundet mistanke om:

Svig/økonomisk kriminalitet

• Økonomisk kriminalitet som underslæb, bestikkelse, bedrageri, dokumentfalsk samt tyveri af varer og inventar mv.
• Uregelmæssigheder vedrørende regnskabsføring og revision.
• Overtrædelse af konkurrencelovgivningen (f.eks. prisfastsættelse, udveksling af prisfølsomme oplysninger).

Produktion, generelt

• Afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger til offentlige myndigheder.
• Alvorlige trusler mod miljø og sikkerhed.

HR

• Fysisk vold, seksuelle krænkelser og sundhed.

Hvis du er i tvivl om hvorvidt din observation skal indberettes eller ej, så opfordres du til at gøre det. I det omfang det er muligt, skal indberetningen dokumenteres gennem vedhæftning af relevant dokumentation i digital form. Alle indberetninger via Whistleblowerordningen tages alvorligt og besvares.

Forhold som IKKE drejer sig om overtrædelse af lovgivning eller interne politikker og retningslinjer hos Hotel Faaborg Fjord A/S, skal ikke indberettes via Whistleblowerordningen. Det gælder for eksempel utilfredshed med lønforhold, samarbejdsvanskeligheder, konflikter mellem kollegaer og chefer mv.

Hvordan sker en indberetning via Whistleblowerordningen?

Indberetninger kan alene foretages elektronisk (både på dansk og engelsk) ved udfyldelse og fremsendelse af et online spørgeskema, som kan tilgås via linket: https://hotelfaaborgfjord.whistleportal.net på Hotel Faaborg Fjord A/S  hjemmeside.

Indberetning foretaget i ond tro via whistleblowerordningen f.eks. med henblik på at chikanere eller skade øvrige medarbejdere vil være forbundet med sanktioner, og kan blive mødt med ansættelsesretslige konsekvenser.

Hvordan håndteres indberetninger?

Alle oplysninger behandles fortroligt og med diskretion.

BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab er antaget af Hotel Faaborg Fjord A/S som databehandler. BDO leverer og administrerer den tekniske løsning af whistleblowerordningen.

De indsendte indberetninger via whistleblowerportalen tilgås af få betroede medarbejdere hos BDO, som modtager og registrerer indberetningerne og videresender dem til Hotel Faaborg Fjord A/S ledelse. Hvis indberetningen vedrører Hotel Faaborg Fjord A/S ledelse, videresendes indberetningen til Hotel Faaborg Fjord A/S bestyrelsesformand.

Hvordan behandles indberettede sager?

Det er muligt at indberette anonymt – og samtidig følge med i sagen via en 16-cifret nøglekode, som vises efter indsendelsen af indberetningen via whistleblowerportalen.

Det er muligt efterfølgende at kommunikere anonymt ved brug af den 16-cifrede nøglekode.

Kommunikationskanalen vil ligeledes blive benyttet til at kommunikere en eventuel konklusion på sagen til indberetteren i tilfælde af, at vedkommende er anonym. I de tilfælde, hvor indberetteren er anonym, gælder følgende tidsfrister i whistleblowerportalen:

• Forinden syv dage kvitteres der for modtagelsen af indberetningen.
• Sagsbehandlingen sker hurtigst muligt, og det tilstræbes, at sagsbehandlingen ikke overstiger tre måneder.
• En konklusion på sagen kommunikeres til indberetteren via den anonyme kommunikationskanal.
• Som udgangspunkt slettes alle sager fra whistleblowerportalen inden for 90 dage efter indberetningstidspunktet, med mindre at fristen forlænges manuelt af modtageren
• Indberetteren har adgang til sagen via whistleblowerportalen og den 16-cifrede nøglekode, indtil at sagen slettes her i. Indberetteren har dog maksimalt adgang til sagen i et år fra indberetningstidspunktet

Får personen de indberettede oplysninger?

Medmindre særlige væsentlige og berettigede efterforskningsmæssige hensyn gør sig gældende, får den person de indberettede oplysninger omhandler, besked om sagens behandling, når indberetningen er modtaget og en undersøgelse er iværksat.